מה הופך אירוע עסקי, כזה המיועד לעובדי החברה להיות אירוע מנצח?

איך נדע שאנחנו מתכננים את האירוע שכולם בעבודה ידברו אליו מחר וגם עוד שנה?

מה בין עוד אירוע לאירוע מנצח?

מה הם אותם הגורמים שעוזרים לנו להשיג את שביעות הרצון של המשתתפים, מלאי מוטיבציה ועם יחס חיובי וגאוה להשתייכותם לארגון?

הסוד- פיצוח מדוייק לבריף הלקוח

בוא נודה בזה - היום עם הקצב הגבוה של תחלופת הטרנדים לא פשוט להפתיע, ככל שננסה להיות מקוריים ולהמציא משהו שעוד לא היה או עוד לא קרה, כנראה שנמצא את עצמנו בלופ מייאש עם תוצאה בינונית בהשגת התוצאות האמיתיות ולכן אני מאמינה שהפיצוח לאירוע מנצח צריך להתבסס על עקרונות בסיסים ופשוטים של הגדרת הבריף ובתהליך עבודה המחייב אותנו שוב ושוב במהלך תהליך ההפקה לבחון את עצמנו אל מול הבריף ולוודא שלא ברחנו מדיוק האירוע אל המטרות שהוגדרו.

איך זה עובד? פשוט ולעניין- מכינים בריף לפי הפרמטרים הבאים:

1. הסיבה למסיבה – למה מיועד האירוע

יום גיבוש | אירוע הוקרה | טקס מצטיינים | השקת מוצר חדש | סיכום שנה | הרמת כוסית | נופש חברה וכו'

2. מטרות האירוע - מה נרצה להשיג באירוע

היכרות | אינטגרציה בין העובדים / המחלקות / בעלי תפקידים | העצמה | כיף | גיבוש | חיזוק ערך החברה בעיני העובדים ועוד...

הגדרת מטרות משניות אם יש

ימי הולדת | תעודות הערכה | הצגת עובדים חדשים וכו'

3. מי המשתתפים – למי מיועד האירוע

מאפיינים יבשים:

עובדי החברה | מנהלים | מחלקה מסוימת | עובדים ובני משפחה / בני זוג

האם ישנה היכרות בין המשתתפים ובאיזה קונסטלציה?

מה ממוצע הגילאים , האם יש מוגבלויות שצריך לקחת בחשבון?

מאפיני סגנון ואווירה כללית

אוהבי אקסטרים | צעירים אוהבים לחגוג| מאופקים | תחרותיים | אוהבים סתלבט וכן הלאה.

4. כמה משתתפים

5. מתי

התייחסות לעונות השנה, לחגים, לחופשים, מה הזמינות של המשתתפים ביחס לנקודות עומס בארגון וגם ביחס למאורעות בחיים הפרטיים.

נבקש להשיג זמינות מקסימלית של המשתתפים לנכוח באירוע יחד עם פניות מנטלית (אירוע ב 1.9 למשל ימנע מרוב ההורים הצעירים להיות פנויים לצאת ליום כיף )

6. איפה

בהתייחס לעונת השנה ותנאי מזג אוויר, לכמות המשתתפים, למה נעשה כבר בעבר, נגישות, מענה לצרכים לוגיסטיים, למגבלות כשרות, איכות וכו'

7. מה התקציב?

מתחילם בפשוט בהמשך מדייקים, לא פעם יש יכולת לגייס עוד תקציבים מסעיפים אחרים בהתאם להוצאות (הסעות / שיווק / מתנות לעובד)

8. אז על מה חשבת?

זה המקום שאני מבקשת לזרוק כל מחשבה, רעיון שעולה, דברים שהלקוח/ה ראתה, שמעה, דמיינה' רוצה שיקרו.

ברוב המקרים הסעיף הזה מלמד אותי הכי הרבה על הלקוח והיחס שלו אל הארגון והעובדים, זה החלק הג'וסי שמציף את הציפיות של מנהלת משאבי אנוש, כאן אני יכולה ללמוד מהעיניים שלה את תפיסת האגון וההנהלה וגם מה הסגנון שידליק אותה 😊

כאן הלקוחה שותלת במודע ולא במודע את הבסיס הראשוני לתוכנית האירוע.

פיצוח הבריף

ואחרי שיש לי את כל הנתונים האלו אני יוצאת לדרך ומציגה ללקוח 2-3 רעיונות לאחר שבדקתי בכל שלב כי התוכנית עונה באופן מדויק על מטרות האירוע, קהל היעד והתקציב.

היכולת לתת מנעד של פתרונות מבוססת על ניסיון וידע רב שנים.

אירוע לעובדי החברה שנעשה תוך התחשבות בכל הגורמים הללו יחד עם ערך מוסף שמפיק מקצועי, מנוסה ויצירתי יידע לתת כנראה יוביל לאירוע מנצח ויהיה לחוויה בלתי נשכחת שתתרום לגיבוש הצוות, להעלאת המורל ולחיזוק הקשרים בין העובדים ובין העובדים והארגון.

משוב, משוב, משוב

ולטובת המשך הדרך ולמען שיפור בהמשך חובה להזמין מהלקוח פידבק ומשוב כדי להבין מה עבד טוב ומה פחות כך שבאירוע הבא נהיה הרבה יותר טובים!

בהצלחה!