מדוע כדאי להיעזר במפיקת אירועים כשרוצים להפיק אירוע חברה?

הפקת אירוע חברה הינה לרוב משימה מורכבת ומאתגרת, גם כשהדברים נראים פשוטים ככל שמעמיקים בפרטי האירוע והוצאתו לפועל ניתקל באתגרים טכניים, לוגיסטיים, בסנכרון בין גורמים , תקלות שעלולות להתעורר ומגבלות אחרות ולכן יש יתרונות רבים בהיעזרות במפיקת אירועים מקצועית.

הרבה מהלקוחות שלי שהינן מנהלות משאבי אנוש, מנהלות רווחה ואחראיות על חווית העובד מאוד נהנות להיות מפיקות ליום אחד ולקחת על עצמן מעורבות גבוהה בהפקת אירוע לעובדים, זה מאוד מבורך אך יחד עם זאת היות וחסר להן לא פעם ידע מקצועי וניסיון התוצאה היא בזבוז זמן, פספוסים בהחלטות מקצועיות, חריגה בתקציב והתמקדות לא פעם בדברים הפחות חשובים להשגת מטרות האירוע.

אני רוצה להעלות פה כמה מהיתרונות בעבודה עם מפיק או מפיקה מנוסים ומקצועיים:

1. חיסכון בזמן ובמשאבי כח אדם בארגון:

הפקת אירוע דורשת זמן רב לתכנון, תיאום וביצוע. מפיקת אירועים מקצועית תטפל בכל הפרטים הקטנים, מה שיאפשר לך ולצוות שלך להתרכז בעבודה השוטפת.

2.  מקצועיות וניסיון

מפיקת אירועים מנוסה מכירה את כל ההיבטים של תכנון והפקת אירועים. היא יודעת להתמודד עם בעיות בלתי צפויות ולוודא שהאירוע יעבור בצורה חלקה ומקצועית.

כבר בשלב התכנון אני יודעת לזהות נקודות חולשה ברצף היום או הלין-אפ של האירוע ולהימנע ע"י הרעיונות הנכונים ממכשלים שעלולים להיות. 

3.  תקציב ובקרה על עלויות

מפיקת אירועים מקצועית תדע לנהל את התקציב ביעילות ולמנוע הוצאות מיותרות.

אני מחזיקה בקשרים ממושכים עם מגוון ספקים ובעלת ידע נרחב על נותני שירות חלק מהמקצוע שלי הוא למצוא את אותם ספקים ונותני השירות הכי טובים שיש ולדאוג למחירים המדויקים לתקציב הנתון. מפיקה מנוסה מודעת למחירים המקובלים בשוק, מנהלת עבורכם משא ומתן מול הספקים על מנת לשמר מחירים תחרותיים.

4. יצירתיות וחדשנות

מפיקת אירועים חיה את התחום ונחשפת לחידושים באטרקציות, לוקיישנים, שירותים חדשים, מסעדות ובתי מלון כך שאני תמיד יכולה להציע רעיונות מקוריים וחדשניים שיפתיעו את העובדים . יש לי מנעד של פתרונות על מנת להתאים את האירוע לצרכים ולמטרות של החברה בצורה הטובה ביותר.

5.  תיאום וסנכרון

מפיקת אירועים תדאג לכל ההיבטים הלוגיסטיים של האירוע, כולל תיאום עם ספקים, ניהול לוחות זמנים וסנכרון כל הפרטים כדי להבטיח שהכל יעבוד בצורה חלקה ומדויקת.

הניסיון רב השנים שלי לימד אותי לזהות ולתת מענה לכל צורך טכני, לוגיסטי ולהבין את לוח הזמנים הנדרש כבר משלב תכנון הרעיון ועד ההפקה בפועל, כך שישנה התייחסות למעטפת הנדרשת לאירוע בהיבטים רבים כדי להימנע מתקלות.

6.  ניהול סיכונים

מפיקת אירועים מקצועית תדע לצפות ולהתמודד עם סיכונים ואי-ודאויות שעשויים לצוץ טרם או במהלך האירוע ולמצוא פתרונות מהירים ויעילים.

בארץ שלנו לא חסרות סיבות לשינויים והתאמות בזמן אמת משינויים בתחזית מזג האוויר ועד אירועים ביטחוניים. מחובתי כמפיקה להציע גם תוכנית חלופית למקרה ויידרש שינוי בזמן אמת.

7. מיקוד בחוויית המשתתפים

מפיקת אירועים תוכל להתמקד ביצירת חוויה מרשימה ומהנה עבור עובדי החברה תוך דגש על כל הפרטים הקטנים שהופכים את האירוע לבלתי נשכח.

זה יכול להיות פרט קטן עם יחס אישי, התנסות בחוויה מיוחדת במינה או עיצוב אירוע מטורף שיעיף את העובד לעולם אחר... בכל תקציב נתון אני אדע לתת לכם רעיונות שיגבירו  את החוויה ויפתיעו את משתתפי האירוע.

לסיכום:

באופן כללי, היעזרות במפיקת אירועים יכולה להקל עליך וליעל משמעותית את תהליך הפקת האירוע ובוודאי להבטיח שהאירוע יהיה מוצלח ומרשים, תוך חיסכון בזמן, מאמץ וכסף.

בסופו של דבר עבורי הכי חשוב שאת הקרדיט מול העובדים וההנהלה את תקבלי!